소방안전관리 업무를 처음 시작하면 생각보다 기록할 일이 많다는 것을 알게 됩니다. 점검 결과, 순찰 내용, 교육과 훈련, 지적사항, 조치 결과 등 다양한 내용이 남습니다.
처음에는 기록을 귀찮은 행정업무라고 생각하기 쉽지만, 기록은 안전관리 업무를 이어 주는 중요한 자료입니다.
예를 들어 방화문이 열려 있는 것을 발견했다고 가정해 보겠습니다. ‘방화문 이상’이라고만 적으면 나중에 어느 문인지, 언제 발견했는지, 조치가 되었는지 알기 어렵습니다.
반대로 ‘몇 층 어느 구역의 방화문이 닫히지 않는 상태를 확인했고 담당자에게 조치를 요청했으며 이후 정상 작동 여부를 확인했다’는 식으로 기록하면 업무 흐름이 남습니다.
[소방안전관리 업무일지 예시]
기록을 잘 쓰기 위해서는 다섯 가지를 생각하면 편합니다. 언제 확인했는가, 어디에서 확인했는가, 무엇을 발견했는가, 누가 조치했는가, 언제 완료했는가입니다.
모든 기록을 길게 쓸 필요는 없습니다. 중요한 것은 다른 사람이 기록만 보고도 어떤 일이 있었는지 이해할 수 있는 정도의 구체성입니다.
점검 결과에서도 같은 원칙이 적용됩니다. 지적사항이 여러 개라면 설비별로 정리하고 담당자와 조치 예정일을 정해 관리하는 것이 좋습니다.
[지적사항 관리대장 예시]
기록은 반복되는 문제를 찾는 데도 도움이 됩니다. 특정 구역에서 감지기 경보가 계속 발생하거나 같은 방화문 문제가 반복된다면 과거 기록을 확인해 원인을 추적할 수 있습니다.
예를 들어 특정 구역에서 매주 같은 문제가 발생한다면 단순히 매번 수리하는 것보다 사용환경을 바꾸거나 전문점검을 요청하는 것이 더 효과적일 수 있습니다.
다만 실제 기록을 블로그에 공개할 때는 주의해야 합니다. 건물 주소, 연락처, 보안시설 위치, 직원 이름 등 민감한 정보가 포함될 수 있기 때문입니다. 블로그에서는 가상의 건물과 가상의 내용을 사용해 서식을 설명하는 것이 안전합니다.
또한 기록을 실제보다 좋게 꾸미는 것은 피해야 합니다. 실시하지 않은 교육을 실시했다고 기록하거나 확인하지 않은 설비를 확인했다고 적는 것은 기록의 목적과 맞지 않습니다.
기록은 문제가 없었다는 것을 보여주기 위한 문서만이 아니라 문제가 있었을 때 어떻게 대응했는지를 남기는 자료이기도 합니다.
소방안전관리 업무를 처음 시작했다면 오늘부터 모든 것을 완벽하게 기록하려고 하기보다 하나의 점검항목을 정해 일관되게 기록해 보세요. 시간이 지나면 기록 자체가 건물의 안전상태를 파악하는 데이터가 됩니다.
좋은 기록은 길고 어려운 기록이 아닙니다. 필요한 사람이 나중에 읽었을 때 상황과 조치과정을 이해할 수 있는 기록입니다.